Política de tratamiento de datos de Easy Solutions S.A.S. en Colombia


EASY SOLUTIONS S.A.S., sociedad colombiana y debidamente constituida, identificada con NIT No. 830.118.355-9 (“EASYSOL”), domiciliada en la Carrera 13 A No. 98 – 21 Oficina 306 de la ciudad de Bogotá D.C., de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y demás normas aplicables a la materia, se permite presentar su Política de Tratamiento de Datos Personales.

Aspectos Generales

La Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas concordantes, desarrollaron el derecho constitucional que tienen las personas para conocer la información que sobre ellas se haya recogido en cualquier base de datos. Establecieron como ámbito de aplicación todos los datos personales que se hayan registrado en cualquier base de datos susceptible de tratamiento.

La información que se recolecta en las bases de datos de EASYSOL, se encuentra sujeta a los más altos estándares de confidencialidad y seguridad, y es manejada con medidas de seguridad que permiten a EASYSOL garantizar que la información no será objeto de usos por parte de terceros no autorizados, o de adulteración.

Los términos que se manejarán en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales son los siguientes:

- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
- Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
- Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Fines de la Recolección de Datos Personales

a) Enviar y recibir mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.
b) Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
c) Soportar procesos de auditoría externa e interna.
d) Registrar la información de Empleados (activos e inactivos) en las bases de datos de EASYSOL.
e) Registrar la información de Proveedores (activos e inactivos) en la base de datos de EASYSOL.
f) Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y de los datos personales, le corresponden a EASYSOL.

Derechos y Obligaciones del Titular de los Datos

a) Conocer, actualizar y rectificar los datos personales que recolecta EASYSOL. Este derecho se podrá ejercer por el Titular respecto de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error y todos los Datos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido por las normas legales aplicables o no hayan sido autorizados por el Titular.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a EASYSOL, salvo aquellos casos en los que expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, y que se encuentren establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la reglamenten, modifiquen o complementen.

c) Ser informado por EASYSOL, cuando intervenga solicitud del Titular, respecto del uso que EASYSOL les ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio peticiones, quejas, reclamos o sugerencias por infracciones al derecho de Habeas Data, según lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la reglamenten, modifiquen o complementen.

e) Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato a EASYSOL cuando se considere que en el Tratamiento no se respetaron los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita a los datos personales que sean objeto de Tratamiento.

Obligaciones de Easysol

a) Garantizar al Titular, el ejercicio pleno del derecho de Habeas data.

b) Solicitar y conservar copia de la autorización de Tratamiento otorgada por el titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección de sus Datos y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada a EASYSOL.

d) Conservar la información bajo condiciones óptimas de seguridad, las necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Actualizar la información, incluyendo todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado el Titular y adoptar las demás medidas necesarias para que la información recibida se mantenga actualizada.

f) Rectificar la información cuando sea incorrecta.

g) Tramitar las consultas y reclamos formulados.

h) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus Datos.

i) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Consultas, Solicitudes y Actualizaciones del Titular de los Datos

Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de EASYSOL.

EASYSOL suministrará a los Titulares, sus causahabientes o sus representantes, toda la información que se encuentre contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará a través del correo electrónico This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. que para dicho efecto ha sido habilitado por EASYSOL.

La consulta será atendida por EASYSOL en un término máximo de quince (15) días calendario contados a partir de la fecha de recibo de la consulta.

Si para EASYSOL no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, lo informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días calendario siguiente al vencimiento del primer término.

Solicitud de Retiro de los Datos de las Bases de Datos de Easysol

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a revocar la autorización prestada o a solicitar a EASYSOL, la supresión de sus Datos cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente, los Datos hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados, o se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por EASYSOL. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

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